10 reglas de oro de la gestión del cambio

La gestión del cambio puede ser un proceso complejo y arriesgado que puede representar un riesgo significativo para el negocio si se implementa de manera deficiente. Aprenda diez reglas de oro para crear una política sólida de gestión de cambios.

Imagen: Yunus Malik / Shutterstock

La gestión del cambio es un proceso necesariamente complejo y complicado que, si se desarrolla y ejecuta correctamente a través de medidas confiables, puede ser una verdadera bendición para cualquier organización y su continua evolución y crecimiento. Trabajar en tecnología implica cierto nivel de ironía en el sentido de que el cambio es inevitable, pero si se implementa de manera deficiente puede representar un riesgo significativo para las operaciones comerciales.

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A lo largo de mi carrera, he encontrado que la ejecución del cambio es uno de los elementos más estresantes del trabajo. Entonces, se me ocurrieron estas 10 reglas de oro para ayudar a agilizar de manera segura el proceso para obtener mejores resultados.

1. Establecer ventanas de mantenimiento para hosts / servicios / usuarios

Puede que nunca sea un buen momento para reiniciar un host en particular, pero algunas horas del día pueden ser mejores que otras. Este nunca es un concepto popular entre los profesionales de TI, pero un servidor desactivado para un cambio a las 4 a.m. probablemente tenga menos impacto que uno desactivado a las 4 p.m. Identifique los períodos de mantenimiento para los sistemas, los servicios para ayudar a identificar el momento más seguro para realizar cualquier trabajo en ellos, ya sea que este trabajo pueda o no causar una interrupción. Haga lo mismo para que los usuarios identifiquen los períodos de tiempo en los que es menos probable que requieran acceso.

2. Establecer una lista de términos y tareas estándar relacionados con la implementación de cambios que se utilizará en un formulario que describa el cambio.

El formulario debe incorporar estos términos y tareas, así como los detalles relacionados con las reglas 3 a 8.

Cambiar Descripción; lo que pretendes hacer. Este es el «qué». Cambio de justificación y prioridad; el razonamiento detrás del cambio y cuán crítico es para el negocio. Este es el «por qué». Hosts / servicios / usuarios afectados; qué elementos o personas estarán involucradas. Esta es la ventana de mantenimiento «quién» y «dónde» durante la cual se ejecutará el cambio. Este es el «cuándo». Plan de implementación, plan de validación técnica y plan de validación comercial. Este es el «cómo». El plan de implementación debe exponer el cambio paso a paso. El plan de validación técnica confirma que el cambio fue exitoso desde una perspectiva tecnológica (por ejemplo, se actualizó un sistema operativo y está funcionando o se reemplazó una tarjeta de red) .El plan de validación comercial confirma que el cambio fue exitoso desde una perspectiva operativa comercial (por ejemplo, los clientes pueden conectarse al servidor actualizado y procesar transacciones). También incluya un plan de retroceso para describir cómo revertir el cambio y cambiar los términos de resultado como «Implementado correctamente», «Implementado pero con problemas», «Implementado pero revertido» y «No implementado debido a problemas «.

3. Desarrolle una mentalidad fluida para la preparación y planificación del cambio.

Dado que cada cambio es diferente, desde los impactos pequeños hasta los más importantes, es útil hacer una serie de preguntas para identificar mejor los factores de riesgo de un cambio y cómo minimizar el daño potencial.

¿Habrá una interrupción y, de ser así, por cuánto tiempo y quiénes se verán afectados? ¿Quiénes deben estar informados o involucrados en este cambio? ¿Quién debería aprobarlo? ¿Se ha investigado, preparado y probado el cambio de forma adecuada? ¿Cuál es la mejor forma de realizar una validación posterior al cambio completa? ¿Cómo se puede construir un cambio de la mejor manera posible para eliminar el fallo?

4. Evaluar el cambio para determinar el impacto en el peor de los casos

Realice una evaluación de riesgos para identificar cuál es el peor de los casos si el cambio causa impacto y cómo puede recuperarse de la manera más rápida y eficiente posible. Incluya esto en el formulario de cambio.

5. Optimice la capacidad de realizar una retirada inmediata cuando sea posible

Si se encontraron problemas, identifique la mejor manera de hacer retroceder el cambio de inmediato y con la menor cantidad de impacto o daño. Una buena estrategia implicaría reemplazar un servidor por otro apagando el servidor original y luego volviéndolo a encender para restaurar el servicio si el cambio no tuvo éxito.

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Tenga en cuenta que la naturaleza no puede revertir algunos cambios. Un esfuerzo por reemplazar un disco duro defectuoso en un servidor crítico no conducirá a volver a colocar el disco defectuoso en el servidor, por lo tanto, establezca expectativas razonables con respecto a los planes de recuperación.

6. Establecer plazos para todas las tareas relacionadas con el cambio, incluido el plan de retirada.

Por ejemplo, para un período de mantenimiento de cuatro horas, puede programar dos horas para el plan de implementación, 30 minutos para el plan de validación técnica, 30 minutos para el plan de validación comercial y una hora para el plan de retroceso. Esto ayuda a garantizar que no cruce el umbral de la ventana de mantenimiento (pero tenga en cuenta lo que podría suceder si lo hace, solo para estar seguro).

7. Informar a todas las partes interesadas y participar en el cambio.

Asegúrese de que todo el personal que estará involucrado o afectado por el cambio conozca los detalles y ramificaciones y no tenga preocupaciones u objeciones (o si lo hacen, que se aborden satisfactoriamente).

8. Lleve a cabo un proceso de aprobación exhaustivo.

Las aprobaciones deben involucrar al personal directivo y ejecutivo y deben basarse no solo en la autoridad para emitir el permiso para proceder, sino también en los conocimientos técnicos para confirmar que los pasos del cambio son sólidos. Las aprobaciones deben tener en cuenta la evaluación de riesgos y la prioridad del cambio.

9. Siga el proceso de gestión de cambios a través del formulario de cambio aprobado.

Cierre todas las tareas según corresponda para marcarlas como completadas o fallidas.

10. Si corresponde, anule los cambios fallidos con una revisión e identificación de lo que salió mal y por qué

Evite participar en juegos de culpas a menos que haya habido negligencia directa, y aborde tales fallas en consecuencia. Desarrolle una estrategia para rehacer el cambio con éxito.

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