3 aplicaciones para comenzar con Google Workspace en un teléfono inteligente

Las personas nuevas en Workspace probablemente deseen instalar Gmail, Google Calendar y Google Drive en dispositivos Android o iOS. Este tutorial explica los pasos.

Foto: Andy Wolber / TechRepublic

Cuando las personas se unen a una organización que usa Google Workspace, el equipo de TI generalmente ayuda a las personas a configurar y prepararse para usar las distintas aplicaciones de Workspace. En los sistemas de escritorio, eso generalmente implica instalar un par de aplicaciones y configurar algunas configuraciones (consulte los 5 pasos para ayudar a sus usuarios a comenzar con Google Workspace).

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El proceso de configuración de Google Workspace varía significativamente en los teléfonos inteligentes. En los dispositivos propiedad de la empresa, puede optar por instalar todas las aplicaciones móviles de Google Workspace para Android o iOS. Según mi cuenta, eso significaría fácilmente instalar más de 10 aplicaciones.

Mientras los miembros de su equipo de TI ayudan a las personas nuevas en Workspace a comenzar a usar un teléfono inteligente, le recomiendo que instale y centre la atención en las siguientes tres aplicaciones móviles principales de Workspace: Gmail, Google Calendar y Google Drive. Con estas aplicaciones, las personas pueden administrar la comunicación, coordinar calendarios y acceder a archivos de Drive desde un teléfono. (Y a medida que las personas inician sesión y se configuran, puede explicar cómo configurar notificaciones y realizar búsquedas dentro de estas tres aplicaciones).

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo (TechRepublic Premium)

Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación Gmail

Primero, descargue la aplicación Gmail en su dispositivo. Toque la aplicación para abrirla, luego siga las instrucciones para iniciar sesión con su cuenta de Google Workspace. La aplicación a menudo destaca nuevas funciones la primera vez que la abre.

La aplicación Gmail en realidad maneja tres tareas: correo electrónico, chat y conferencias. Al igual que en Gmail en la web, Gmail en dispositivos móviles incluye el acceso a Google Chat (mensajería) y Google Meet (conferencias, como se muestra en Figura A, izquierda). Ya no es necesario instalar tres aplicaciones diferentes para estas funciones. En su lugar, instale Gmail y habilite el acceso a Chat y Meet dentro de la configuración (como se muestra en la Figura A, a la derecha). Modern Gmail es una aplicación con tres métodos de mensajería.

Figura A

La moderna aplicación móvil de Gmail administra no solo el correo electrónico, sino también Meet (como se muestra en Android, izquierda) y Chat. Sin embargo, es posible que deba habilitar Chat y Meet en la configuración de Gmail (como se muestra en iOS, a la derecha).

Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación Calendario de Google

A continuación, instale la aplicación Google Calendar e inicie sesión con su cuenta de Google Workspace. En el dispositivo móvil, Google Calendar se sincroniza y le permite acceder al mismo conjunto de calendarios que tiene disponible en Google Calendar en la web, como los calendarios compartidos por colegas (Figura B, derecha), así como los calendarios de terceros que haya agregado. Dentro de la aplicación Google Calendar, puede agregar eventos, tareas y recordatorios y configurar los ajustes y notificaciones Fuera de la oficina (Figura B, izquierda).

Figura B

Dentro de la aplicación Google Calendar en el móvil, personalice las notificaciones (en Android, izquierda) y seleccione qué calendarios se muestran (en iOS, derecha).

Cómo instalar e iniciar sesión en la aplicación Google Drive

Ahora, instale la aplicación Google Drive e inicie sesión con su cuenta de Google Workspace. La aplicación Drive brinda acceso a los archivos de la organización, los de Mi unidad, así como las Unidades compartidas a las que pueda acceder. Puede buscar y ordenar archivos (Figura C, izquierda), así como personalizar las notificaciones (Figura C, derecha). Además, tener la aplicación Google Drive instalada facilita la carga de fotos y archivos desde su teléfono a Google Drive.

Figura C

La aplicación móvil Google Drive te permite buscar y ordenar (como en la aplicación de Android, izquierda) archivos de Drive de varias formas, así como configurar notificaciones (como en la aplicación iOS, derecha).

Si planea crear o editar archivos desde su teléfono, también puede instalar las aplicaciones móviles Google Docs, Sheets o Slides. Sin embargo, esto es completamente opcional. Cuando ayudo a las personas a configurar Google Workspace en su primer día, suelo mencionar estas aplicaciones, pero no las instalo. La aplicación Drive permite a las personas obtener una vista previa y comentar los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, y les pedirá que instalen la aplicación adecuada cuando intenten crear o editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación.

VER: Cómo convertirse en un usuario avanzado de Google Docs (PDF gratuito) (TechRepublic)

¿Qué otras aplicaciones móviles de Workspace implementa el primer día?

Hay muchas aplicaciones más allá de Gmail, Calendar y Drive (y Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones) disponibles para las personas que usan Workspace en un teléfono inteligente. Instale el navegador Chrome para acceder al historial y la configuración sincronizados. O considere Cloud Search para buscar ampliamente en los datos de su espacio de trabajo, Currents para discusiones en el lugar de trabajo, Jamboard para dibujar en colaboración, Google Keep para notas o Google Tasks para administrar elementos por hacer. Sin mencionar Google Voice, que puede manejar las necesidades de telefonía de su organización.

¿Qué aplicaciones instalas cuando ayudas a una persona nueva en tu equipo a configurar Google Workspace en un teléfono? ¿Configura las tres aplicaciones principales cubiertas anteriormente? ¿Hay aplicaciones adicionales que considere esenciales? ¿O adopta un enfoque completamente diferente para ayudar a las personas a comenzar con Workspace en un teléfono inteligente? Déjame saber lo que recomiendas, ya sea en los comentarios a continuación o en Twitter (@awolber).

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