Cinco pasos para ayudar a sus usuarios a comenzar con Google Workspace

Un repaso de los conceptos básicos ayudará a los nuevos empleados a prepararse para usar Google Workspace en un sistema Windows o macOS. Aquí hay algunas áreas para cubrir que les ayudarán a tener un gran comienzo.

Ilustración: Andy Wolber / TechRepublic

Detrás de escena, un administrador de Google Workspace realiza todo tipo de acciones antes de que una nueva incorporación a la organización comience a funcionar. Esto incluye cientos de ajustes de configuración que afectan el funcionamiento de las diversas aplicaciones de Google Workspace. Y, por supuesto, también significa la creación de una cuenta para cada persona nueva en la organización.

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Sin embargo, queda una tarea adicional el primer día que las personas se unen a la organización: la necesidad de ayudar a las personas a configurarse, registrarse y prepararse para trabajar. Es fácil abrumar a las personas con demasiada información en una sesión, especialmente en el primer día.

Los siguientes cinco pasos son los que he encontrado que logran un buen equilibrio entre demasiada y muy poca información. Estos pasos, específicamente, son los que le sugiero que use para ayudar a las personas que están configurando Google Workspace en una computadora de escritorio o portátil con Windows o macOS. (Las configuraciones de Chrome OS y dispositivos móviles Google Workspace requieren diferentes pasos, que cubriré por separado pronto). Por lo tanto, el primer día que alguien se une a su organización, le recomiendo que alguien del equipo de TI ayude a la nueva persona con lo siguiente actividades e información.

VER: Cómo utilizar Google Meet (PDF gratuito) (TechRepublic)

1. Instale e inicie sesión en Chrome.

Primero, descargue e instale Chrome (como se muestra en Figura A). Las aplicaciones de Google Workspace funcionan en la mayoría de los navegadores de escritorio modernos, como Safari, Microsoft Edge y Firefox. Pero algunas funciones, como el acceso sin conexión a Gmail y Google Calendar, solo funcionan con Chrome. Recomiendo encarecidamente que las personas que utilizan Google Workspace para el trabajo o la escuela en una computadora lo hagan mientras estén conectados a Google Chrome.

Figura A

Primero, descargue e instale Chrome e inicie sesión en su cuenta de Google Workspace.

Una vez que haya instalado Chrome, inicie sesión en su cuenta de Google Workspace en Chrome. Te recomiendo que permitas que Chrome sincronice tu configuración. Esto permite que los marcadores, el historial y otras configuraciones asociadas con su cuenta se sincronicen en todos los sistemas. Si alguna vez inicia sesión en Chrome en otra computadora, la sincronización ayuda a brindar una experiencia consistente en Chrome no solo en diferentes dispositivos (por ejemplo, una computadora de escritorio y una computadora portátil), sino también en diferentes sistemas operativos (Windows, macOS, etc.).

2. Instale e inicie sesión en Google Drive para escritorio.

En los sistemas Windows y macOS, le recomiendo que descargue e instale Google Drive para escritorio (como se muestra en Figura B). Una vez instalado, puede navegar, abrir y guardar archivos almacenados en Google Drive de la misma forma que accedería a archivos almacenados en su computadora. Drive for Desktop hace que sea mucho más fácil para las personas usar Google Drive no solo con las aplicaciones de Google Workspace, sino también con las aplicaciones instaladas localmente. Por ejemplo, puede crear un nuevo documento con Microsoft Word localmente y luego guardarlo en Google Drive. Y, por supuesto, Drive for Desktop le permite navegar y trabajar con archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Figura B

En sistemas Windows y macOS, descargue e instale Google Drive para escritorio.

3. En Gmail, habilite Chat y Meet.

Con un ajuste de dos configuraciones, Gmail puede servir como el centro de comunicación central no solo para el correo electrónico, sino también para el chat y las reuniones web. En Gmail, seleccione la rueda dentada Configuración | Ver todas las configuraciones | Chat y reunión (pestaña), luego asegúrese de que Chat esté configurado en Google Chat (no desactivado) y Meet esté configurado para Mostrar la sección Meet en el menú principal (como se muestra en Figura C). Seleccione el botón Guardar cambios para que tanto Chat como Meet estén disponibles en Gmail.

Figura C

En la configuración de Gmail, elija activar el chat de Google y mostrar la sección Meet en el menú principal. (Tenga en cuenta que Chat, Spaces y Meet se muestran en la esquina inferior izquierda).

Además, cuando ayudo a alguien a empezar a utilizar Gmail, suelo señalar cuatro elementos en la página:

El botón Redactar, para crear un nuevo correo electrónico El cuadro de búsqueda y el icono Mostrar opciones de búsqueda, para encontrar el correo electrónico
El panel lateral, para acceder a Calendar, Keep y Tasks dentro de Gmail
El lanzador de aplicaciones, para acceder a Workspace y otras aplicaciones

VER: Google Workspace vs.Microsoft 365: un análisis en paralelo con lista de verificación (TechRepublic Premium)

4. En Calendario, configure la zona horaria y el horario laboral.

Cuando configura correctamente tanto su zona horaria como su horario de trabajo en Google Calendar, al menos ayuda a reducir las posibilidades de que lo inviten accidentalmente a reuniones en momentos inconvenientes. En Calendario, seleccione la rueda dentada Configuración | Configuración, luego desplácese hasta la Zona horaria. Ajústelo, si es necesario, para reflejar con precisión su ubicación (como se muestra en Figura D, izquierda). Opcionalmente, también puede optar por mostrar una zona horaria secundaria. Por lo general, esta puede ser una ubicación donde trabajan muchos de sus colegas o UTC / Hora universal coordinada. Desplácese hacia abajo hasta Horas de trabajo y ubicación (si está disponible) y seleccione Activar horas de trabajo. Personalice las horas de cada día para reflejar su horario estándar (como se muestra en la Figura D, a la derecha).

Figura D

En Google Calendar, verifique su zona horaria (izquierda) y habilite y configure sus horas de trabajo (derecha).

Cuando ayudo a alguien a empezar a utilizar Google Calendar, suelo señalar:

El selector de vistas, para cambiar el intervalo de tiempo que se muestra La opción Agregar otros calendarios, para descubrir y mostrar el horario de un colega

VER: Cómo usar Google Calendar: 6 consejos (TechRepublic)

5. Presentar brevemente a Google Drive

Con esos dos cambios de configuración esenciales realizados, procedo a presentarles a las personas Google Drive. Eso significa abrir Google Drive y cubrir las diferencias básicas entre My Drive, que contiene carpetas y archivos a los que puede acceder (pero que pueden o no compartirse con otras personas), y Shared Drives, que contiene carpetas y archivos con niveles de acceso que varían. según el nivel de permiso de cada miembro de Shared Drive (como se muestra en Figura E, menú del lado izquierdo).

Figura E

Presente Google Drive y explique la diferencia entre My Drive y Shared Drives.

Mientras estoy en Google Drive, normalmente también le pido a la persona que seleccione Mi unidad y luego haga clic en el botón + Nuevo. Esto abre un menú que ofrece opciones para crear una nueva carpeta, cargar elementos o crear un nuevo archivo (nuevos Google Docs, Sheets, Slides, Forms, etc.).

Le sugiero que también señale el cuadro de búsqueda (y el ícono de opciones de búsqueda) y el ícono del iniciador de aplicaciones.

VER: Cómo empezar a utilizar las unidades compartidas de G Suite (TechRepublic)

¿Qué pasos me recomiendas?

Por supuesto, hay muchos otros pasos de configuración que una persona nueva en Google Workspace puede encontrar útiles. Algunas personas configuran Chrome para que abra Gmail automáticamente como la página de inicio. Otros marcan aplicaciones de Workspace de uso frecuente (p. Ej., Gmail, Calendario, Drive, Documentos). A menudo, las personas configuran Gmail, Calendar y Drive para acceder sin conexión.

¿Qué pasos toma cuando ayuda a las personas a comenzar con Google Workspace el primer día en su organización? ¿Cubre una lista mucho más larga? ¿O se concentra en muchos menos pasos de configuración? Hágame saber qué conocimientos básicos de Google Workspace cubre, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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