Cómo administrar fácilmente la programación con Microsoft Bookings

Con Bookings, Office se centra en los trabajadores de primera línea al simplificar el proceso de programación de citas y reuniones.

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La gestión de citas y reuniones puede resultar difícil, especialmente para las pequeñas empresas, donde el personal de atención al cliente no tiene acceso a la suite de Office completa. Puede dedicar tiempo a crear un servicio de reservas personalizado o simplemente puede utilizar la herramienta de reservas de Microsoft que se basa en su plataforma Microsoft 365. Diseñado para usuarios internos y externos, Bookings es una herramienta de planificación flexible que se conecta tanto a Teams como a Exchange Online.

Disponible como parte de la mayoría de las suscripciones empresariales de Office 365 y Microsoft 365, el uso de Bookings es una cuestión de aprovisionar a los usuarios desde la consola de administración de Microsoft 365, dándoles acceso a la aplicación web Bookings desde el iniciador de Office.com. También hay una aplicación móvil que ofrece acceso de un vistazo a los calendarios de Reservas, que también se puede usar para agregar nuevas citas manualmente.

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Reservas para todos

Las reservas se pueden considerar mejor como parte de la separación de Microsoft de los servicios clave de Microsoft 365 de Exchange y SharePoint, convirtiéndolos en aplicaciones web y móviles independientes, así como incrustándolos en Teams. Es un cambio estratégico importante: la plataforma completa puede brindarnos más funciones, pero no todos las necesitamos. Un trabajador de primera línea no necesita todo el conjunto de herramientas de calendario de programación de Outlook y Exchange, solo una forma de reservar rápidamente la cita de un cliente.

Con organizaciones capaces de implementar una combinación de tipos de licencias de Microsoft 365, es bueno ver que Bookings es parte de la serie F de planes, cuyo objetivo es brindar soporte a los trabajadores de primera línea con la opción de ofrecer cuentas compartidas para todos los empleados en una sola ubicación. Un cambio de turno no debería cambiar el calendario utilizado para reservar servicios y reuniones.

Los usuarios externos obtienen acceso a una página de reservas que se vincula con un calendario comercial general o con uno para personas o equipos específicos, mediante un navegador de escritorio o móvil. La página de reservas es lo suficientemente flexible como para ser entregada por muchos canales: un enlace enviado por correo electrónico o SMS o en la página de Facebook de una empresa. Incluso se puede incrustar en cualquier sitio HTML, como su página de inicio.

Esta flexibilidad facilita el trabajo de los usuarios. En algunas partes del Reino Unido, se utilizó un servicio basado en reservas para gestionar las citas para las vacunas COVID, utilizando conexiones de Microsoft Graph y flujos de Power Automate para vincular su calendario con los sistemas del NHS. A medida que las personas se volvieron elegibles para las dosis de vacunación, se les envió un mensaje de texto con un enlace a una página de reserva, que mostraba las citas disponibles.

Introducción a las reservas

Empezar a utilizar Bookings como usuario es bastante rápido y sencillo. En el portal de Office en office.com, seleccione Todas las aplicaciones para ver la aplicación Reservas y haga clic en el botón Obtener ahora. Si su administrador lo ha habilitado, se le pedirá el nombre de un calendario de reserva. Si ya existe uno, puede utilizar la opción de búsqueda para conectarse a él. Si necesita crear uno, ingrese el nombre y el tipo de su empresa. Esto configura su cuenta de Reservas, lo que le permite vincular su calendario de Outlook existente y ver la disponibilidad de disponibilidad de otro personal.

La integración con calendarios significa que otros eventos pueden bloquear citas. Esto evita las reservas dobles, asegurando que el personal no esté sobrecargado y que las reuniones esenciales no se cancelen. También puede establecer un horario comercial para limitar las reservas, así como darle al personal su propio horario personalizado para dar cuenta de los miembros del equipo con familiares y otros compromisos.

Los miembros del personal no necesitan tener una cuenta de Microsoft 365. Todo lo que se necesita es una dirección de correo electrónico válida para que puedan recibir mensajes que detallen las reservas y los cambios de horario. Sin embargo, en la práctica, el uso de Reservas con Microsoft 365 tiene mucho valor. La principal ventaja es, por supuesto, las actualizaciones automáticas del calendario, así como el acceso a la aplicación Teams. Puede establecer miembros específicos del personal como administradores, otorgándoles derechos para agregar y eliminar usuarios, así como para editar las reservas programadas.

Otros roles tienen menos control. Por ejemplo, los espectadores pueden ver sus horarios (y los de sus colegas), pero no pueden realizar ningún cambio. La mayoría del personal serán espectadores, aunque algunos pueden ser invitados si solo asisten a ciertos eventos programados y no necesitan ningún tipo de acceso al calendario. También es posible convertir a algunos usuarios en superusuarios, con la capacidad de administrar el calendario, pero que no se pueden programar a través de Reservas. Esto requiere el uso de PowerShell; la mayoría de las otras herramientas de gestión se realizan a través de la interfaz de usuario web de Bookings.

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Una vez que haya creado un calendario para su organización y le haya agregado personal, puede comenzar a definir los servicios de su empresa. Estos se utilizan para categorizar las reservas y para potenciar cualquier reserva de autoservicio externa. Los servicios reciben un nombre, una descripción, ya sea que estén en línea o no, una duración predeterminada, cualquier tiempo de búfer entre las citas y el precio (si es un servicio). Otras características permiten a los clientes reprogramar y cancelar sus propias reservas, así como agregar citas de seguimiento. Al mismo tiempo, puede establecer políticas de reserva, por ejemplo, controlar con cuánta anticipación los clientes pueden crear reservas y definir su horario comercial y políticas de cancelación.

Trabajar con clientes en Reservas

Entonces, por ejemplo, si está configurando reservas para una peluquería, puede crear servicios para todos sus diferentes tipos de citas, desde cortes simples hasta estilos complejos. Estos pueden tener un precio y una duración agregada, para que los clientes sepan lo que pagarán, y usted podrá predecir las ganancias y asegurarse de tener suficiente personal disponible para cubrir los servicios reservados (o incluso permitir que los clientes reserven sesiones con miembros específicos del personal). ). Puede recibir notificaciones sobre ganancias, lo que le permite priorizar ciertos servicios y asegurarse de que su empresa cubra sus costos. Los informes están disponibles en bloques de cuatro meses como archivos TSV (variables separadas por tabulaciones), listos para usar en Excel o en otras herramientas de contabilidad, como Sage.

El sistema enviará automáticamente recordatorios y confirmaciones a los usuarios, con archivos de calendario .ics y un mensaje de confirmación bien diseñado. Puede personalizar estos mensajes y los clientes de EE. UU. También pueden enviar mensajes SMS. Si está utilizando la aplicación Teams, hay datos de seguimiento adicionales en las notificaciones, por lo que puede estar listo para cuando Microsoft comience a cobrar por los servicios de SMS en marzo de 2022.

La integración de Teams le permite crear rápidamente reuniones virtuales en torno a la combinación de las dos aplicaciones. Microsoft llama a estas reuniones «visitas virtuales», y los miembros del personal reciben invitaciones a reuniones en su calendario de Teams. No necesitan tener instalada la aplicación Teams Bookings; es más para administradores que necesitan administrar calendarios y personal sin usar la aplicación web. Al elegir un tipo de negocio adecuado, puede aprovechar las personalizaciones automáticas y los tipos de citas precargados.

La aplicación Teams Bookings es ideal para los miembros del personal que utilizan el teléfono y otras herramientas para programar reuniones. Pueden crear citas, elegir personal y agregar notas según sea necesario. Esta información puede ayudar a preparar a los miembros del personal en la llamada de Teams resultante, brindándoles los detalles que necesitan para estar listos para la llamada.

Con los patrones de trabajo aún interrumpidos por la pandemia y es poco probable que regresen a lo que era «normal», las herramientas como Teams y Bookings ofrecen una forma importante de simplificar la gestión de citas tanto virtuales como físicas a través de la misma herramienta. Son fáciles de usar, toman lo que solían ser procesos manuales en Outlook o aplicaciones personalizadas que se ejecutan en Exchange y las convierten en herramientas específicas que vienen como parte de sus suscripciones a Office 365 o Microsoft 365. Lo que solía ser una herramienta para expertos ahora está listo para el resto de nosotros, y eso es algo bueno tanto para el personal de atención al cliente como para los clientes.

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