Cómo usar una regla para reenviar correos electrónicos en Outlook

Reenviar un correo electrónico es una tarea sencilla pero tediosa si reenvía mensajes a la misma persona con frecuencia. Cuando ese sea el caso, cree una regla en Microsoft Outlook para reenviar el mensaje por usted.

Imagen: iStock / Igor Kutyaev

Los mensajes entran y salen, y una de las tareas de correo electrónico más frecuentes es reenviar un mensaje a alguien que no está en la lista de destinatarios. Es una segunda naturaleza para nosotros. Puede reenviar un informe de estado semanal a su jefe o reenviar un mensaje a su cónyuge para informarle que ha aceptado planes de cena para ambos con buenos amigos. Puede reenviar el mensaje tal cual o ingresar un nuevo mensaje propio en Outlook. En este artículo, le mostraré cómo crear una regla que reenvíe mensajes específicos sin ningún esfuerzo adicional de su parte.

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Estoy usando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. El reenvío está disponible en Outlook para la web. No hay un archivo de demostración; no necesitarás uno.

Acerca del reenvío de correos electrónicos

Si se encuentra reenviando manualmente los mismos tipos de mensajes a las mismas personas con frecuencia, puede crear una regla en Outlook que reenviará el mensaje de manera apropiada para usted. Puede que no parezca un gran ahorro de tiempo, pero si lo hace con la suficiente frecuencia con varios tipos de mensajes, puede ahorrarse la molestia de recordar hacerlo y luego hacerlo realmente. Quiero enfatizar una desventaja de usar una regla: la regla no sabrá cuándo no reenviar el mensaje. Por ejemplo, si a menudo recibe información confidencial en estos mensajes que no debe reenviar, tendrá que recordar suspender la regla para ese mensaje. A la larga, eso podría resultar más complicado que el reenvío manual. O bien, cree un paso rápido que reenvíe a su jefe; es un clic adicional, pero un poco más rápido que el reenvío manual y más seguro si a veces no debe reenviar.

Cómo crear una regla en Outlook

Antes de crear la regla, analicemos la situación. Supongamos que recibe un aviso de solicitudes de servicio específicas de los clientes. Su jefe quiere saber acerca de esas solicitudes de un solo cliente. En este caso, todo lo que realmente necesita es el correo electrónico del cliente y el correo electrónico de su jefe, por lo que esta regla será fácil de crear.

Primero, haz clic en la Bandeja de entrada. Si tiene un mensaje del cliente en cuestión, selecciónelo. De lo contrario, no importa qué mensaje seleccione. Si es necesario, haga clic en la pestaña Inicio y luego en el menú desplegable Reglas (en el grupo Mover). En la lista desplegable resultante, elija Crear regla. El cuadro de diálogo resultante se completará automáticamente con la información del mensaje seleccionado, así que ignórelo y haga clic en Opciones avanzadas. En el cuadro de diálogo del Asistente de reglas, algunos enlaces se completarán automáticamente de la misma manera, pero aquí puede cambiarlos. Haga clic en la primera regla, Desde x (donde x es el remitente del mensaje seleccionado, que puede ser o no el cliente en cuestión). Al hacer clic en esa opción, se actualizará la regla que se muestra en el panel inferior (Paso 2). Si necesita cambiar el remitente, haga clic en el enlace y, utilizando el cuadro de diálogo Dirección de regla, elimine el remitente en el control De y luego haga doble clic en el remitente correspondiente. En este caso, estoy usando mi correo electrónico TechRepublic.com, susansalesharkins@gmail.com, como se muestra en Figura A. Haga clic en Aceptar y el Paso 2 se actualizará con la dirección seleccionada. Haga clic en Siguiente. Esta vez, marque la opción Reenviarlo a personas o grupo público (Figura B). Haga doble clic en el enlace de reenvío, seleccione la dirección de correo electrónico del jefe y haga clic en Aceptar. (Usaré la misma dirección de correo electrónico para simplificar las cosas por mi parte, pero trabajará con dos direcciones de correo electrónico). La regla actualizada ahora reenvía mensajes. Haga clic en Siguiente dos veces e ingrese un nombre para la regla, como Reenviar al jefe. Si hay mensajes en la bandeja de entrada que deben reenviarse, marque Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada. Para nuestros propósitos, la opción activada Activar esta regla es todo lo que necesitamos. Le recomiendo que cuando pruebe esto, no use la dirección de su jefe hasta que esté listo para comenzar a enviar mensajes. Haga clic en Finalizar.

Figura A

Haga doble clic en el remitente y haga clic en Aceptar.

Figura B

Seleccione una opción de reenvío.

En este punto, tiene la regla en su lugar y puede comenzar a usarla. Cuando llega un correo electrónico del cliente, Outlook reenviará automáticamente el mensaje al jefe la próxima vez que envíe un correo. Esa última parte es importante. Si envía y recibe correo electrónico manualmente, la copia reenviada permanecerá en su Bandeja de salida hasta la próxima vez que envíe un correo electrónico.

Cómo crear excepciones a las reglas en Outlook

Esta es una regla simple que enviará cada mensaje que reciba de su cliente a su jefe. En el paso 12 de la última sección, hace clic en Siguiente dos veces, omitiendo una sección de opciones de excepción. Puede personalizar aún más la regla si es necesario. Por ejemplo, si su jefe está en la lista de destinatarios, no querrá reenviar el correo electrónico porque el jefe ya lo recibió. En un caso como este, debe hacer clic en la opción Excepto si se envía a personas o grupo público y elegir la dirección de correo electrónico de su jefe.

Si no está familiarizado con las reglas, dedique un poco de tiempo a revisar las diferentes opciones para que pueda comenzar a ponerlas en práctica. Además, siempre pruebe sus reglas para asegurarse de que funcionen como se espera. Finalmente, es fácil olvidar reglas como esta, y no todas las situaciones tendrán una excepción que funcione. Cuando ese sea el caso, tendrá que recordar suspender o actualizar temporalmente la regla usted mismo.

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