Cuándo comprar hardware nuevo para los empleados: 5 escenarios posibles

El plazo para reemplazar el equipo de los empleados varía según una serie de factores. Los líderes de TI podrían implementar reemplazos de manera razonable siguiendo cualquiera de estos cinco programas.

Ilustración: Andy Wolber / TechRepublic

Un líder de TI prudente definirá e implementará una estrategia de reemplazo de equipos para los dispositivos que utilizan las personas de la organización, como teléfonos, tabletas, computadoras portátiles y de escritorio. El objetivo, por supuesto, es asegurarse de que cada persona tenga las herramientas adecuadas para sus tareas. E, idealmente, para asegurarse de que el equipo no se convierta en un problema o una barrera para las personas mientras intentan hacer su trabajo.

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Pero diferentes estrategias de reemplazo tienen sentido para personas en diferentes roles. Un programa de actualización rápido puede reducir el tiempo de espera por un codificador, mientras que una persona con necesidades básicas de comunicación podría usar un dispositivo hasta que el proveedor ya no lo admita. Considere cada una de las cinco estrategias distintas de reemplazo de dispositivos a continuación para personas con diferentes necesidades en su organización.

Reemplazar para maximizar el rendimiento

A veces, desea reducir el tiempo que las personas pasan esperando que un sistema complete una tarea. Por ejemplo, un nuevo sistema puede compilar código o procesar video más rápido que uno anterior. Algunas organizaciones reemplazarán los sistemas para maximizar el rendimiento y minimizar los tiempos de espera. Especialmente para los empleados altamente remunerados, puede tener sentido económico reemplazar un dispositivo cuando esté disponible un sistema más rápido.

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Reemplazar para maximizar la movilidad

Si la movilidad es esencial, puede tener sentido reemplazar el equipo para maximizar el tiempo utilizable lejos de una fuente de alimentación enchufada. Con el tiempo, la vida útil de las baterías de teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras portátiles tiende a disminuir. La disminución exacta del rendimiento varía según el dispositivo y los patrones de uso. Pero una disminución significativa en el rendimiento de la batería puede obligar a las personas a enchufar dispositivos con frecuencia oa llevar baterías externas adicionales. Las baterías de repuesto, según el dispositivo, pueden costar entre $ 50 y alrededor de $ 200 aproximadamente. Con este enfoque, reemplazaría los dispositivos móviles para optimizarlos para una duración específica de la batería (por ejemplo, reemplazar cuando la batería de un dispositivo ya no admita ocho horas de uso desconectado).

El peso del dispositivo también puede pedirle que compre un nuevo sistema, ya que a veces los dispositivos más nuevos pesan menos que los más antiguos. Sin embargo, se puede encontrar un ahorro de peso más significativo cambiando el tipo de dispositivo utilizado. En otras palabras, si las tareas se pueden manejar en una tableta en lugar de una computadora portátil (o en un teléfono inteligente en lugar de una tableta), el cambio a una clase diferente de dispositivo a menudo ofrece una reducción de peso más dramática que un cambio de una computadora portátil a otra. .

Reemplazar en un horario estandarizado

Muchos líderes de TI reemplazan equipos según un cronograma. Cuando implementa un dispositivo, también le asigna un número esperado de meses (o años) para que esté en uso activo antes de reemplazarlo. Por ejemplo, puede planear reemplazar las computadoras de escritorio cada cinco años (o 60 meses).

Sin embargo, el número de años de uso activo varía según el dispositivo. A fines de 2021, mi programa estándar sugerido es reemplazar los teléfonos inteligentes cada tres años, las computadoras portátiles y tabletas cada cuatro años y las computadoras de escritorio cada cinco años. Puede acortar el ciclo de reemplazo si su organización necesita acceso a equipos más nuevos. Si extiende el ciclo, puede aumentar el riesgo de fallas en el dispositivo (por ejemplo, almacenamiento o baterías) o molestias a los empleados con sistemas viejos o lentos.

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Reemplazar cuando los costos de reparación superen los costos de compra de dispositivos nuevos

Algunas organizaciones prefieren usar, y reparar repetidamente, sistemas hasta que el costo de reparar un dispositivo sea mayor que el valor del dispositivo o el costo de un sistema de reemplazo. Este enfoque a menudo ocurre en organizaciones donde las personas usan computadoras para tareas bastante mundanas, como correo electrónico, navegación web y aplicaciones básicas de oficina. Las mejoras de velocidad y hardware generalmente no importan mucho para este tipo de tareas. En cambio, la organización busca minimizar la cantidad gastada en equipo y, por lo tanto, mantiene el equipo en uso el mayor tiempo posible.

Reemplazar cuando el soporte del proveedor se detenga

Casi todas las organizaciones deben reemplazar el equipo cuando el proveedor ya no ofrece actualizaciones de seguridad y del sistema para un dispositivo. En ese momento, los sistemas no compatibles pueden representar un riesgo de seguridad, ya que los problemas ya no se reparan ni solucionan. Además, los proveedores a menudo se niegan a reparar o dar soporte a productos descontinuados. Si bien es posible que pueda encontrar opciones de terceros después de que un proveedor finalice el soporte, la ruta de acción prudente en este punto sería comprar nuevos equipos.

¿Qué estrategias de reemplazo de dispositivos usas?

Tenga en cuenta que cuando reemplace un equipo, puede elegir qué generación de equipo comprar. Si necesita maximizar el rendimiento, es probable que desee los sistemas más nuevos y más rápidos disponibles. Por lo general, pagará una prima por estos. Pero una opción igualmente válida para muchas personas en una organización es optar por comprar un sistema de una generación anterior a los modelos lanzados más recientemente (por ejemplo, comprar un iPhone 12 en lugar de un iPhone 13). Recomiendo este enfoque solo para los dispositivos que permanecen disponibles para la venta del proveedor original. (En otras palabras, no compre modelos descontinuados que ya no están disponibles del fabricante). Comprar equipo reacondicionado que viene con soporte y garantías del fabricante también es una opción a considerar.

¿Qué criterios utiliza para determinar cuándo reemplazar un teléfono, tableta, computadora portátil o computadora de escritorio? ¿Su organización reemplaza dispositivos en un horario estándar? ¿Los planes de reemplazo en su organización garantizan que todos tengan dispositivos apropiados para sus necesidades, o las personas luchan con equipos que ya no son óptimos para sus tareas? Hágame saber qué enfoque (o combinación de enfoques) toma su organización para reemplazar equipos, ya sea con un comentario a continuación o en Twitter (@awolber).

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