Los peligros de los datos oscuros: cómo gestionarlos y mitigar los riesgos

Los datos oscuros son un desafío importante en las empresas y no desaparecerán pronto. Afortunadamente, existen formas de reducir los datos oscuros y los riesgos que conllevan.

Imagen: Shutterstock / sdecoret

Una forma de ver los datos oscuros (o invisibles) es pensar en todos los archivos en papel dentro y fuera de las instalaciones, archivos basados ​​en armarios y estantes, y cualquier otro tipo de información que no haya sido digitalizada, y que los empleados no pueden acceder fácilmente. A pesar de los recientes esfuerzos organizativos de digitalización, todavía hay una gran cantidad de estos datos ocultos flotando.

También existe una definición más amplia y simple de datos oscuros: cualquier dato del que no tenga una visibilidad inmediata. Esto puede incluir información electrónica que quizás no conozca, como mensajes instantáneos y transcripciones de videollamadas, o cualquier otro contenido que no haya sido centralizado en un repositorio de datos con capacidad de búsqueda.

«Los datos oscuros son datos que no están bajo administración, o en un recurso corporativo donde pueden ser descubiertos», dijo Brian Remmington, CTO en Hyland, que brinda soluciones de administración de contenido empresarial. «Una vez descubiertos, los datos oscuros ya no son datos oscuros».

VER: Navegando por la privacidad de los datos (PDF gratuito) (TechRepublic)

Durante la pandemia de COVID, muchas organizaciones han estado trabajando en entornos remotos y altamente distribuidos. Esto ha impulsado el crecimiento de datos oscuros.

«Los empleados también usan computadoras portátiles designadas por la compañía para todo, desde videollamadas hasta compartir documentos y acceder al correo electrónico», dijo Remmington. «Esto crea una cantidad excesiva de datos oscuros que se ciernen sobre el almacenamiento de la empresa. Además, los empleados pueden copiar contenido centralizado en sus computadoras portátiles locales y no cargarlo después de modificarlo».

Remmington cree que el problema con la creciente cantidad de datos oscuros siempre será administrarlos y asegurarse de que se revisen y aprovechen de manera adecuada para fines de gobernanza e inteligencia empresarial. Además, cuando los empleados abandonan la empresa, las empresas corren el riesgo de perder la propiedad intelectual o la memoria corporativa al perder datos oscuros.

¿Qué tan grave es el riesgo de no administrar los datos oscuros?

Primero, no tener sus datos oscuros bajo administración puede crear riesgos legales, de seguridad y de cumplimiento. ¿Qué pasa si su empresa está en una demanda y debe obtener estos datos como parte del proceso de descubrimiento legal?

En segundo lugar, no tener acceso a datos oscuros puede llevar a los tomadores de decisiones clave a tomar decisiones equivocadas para la organización.

En tercer lugar, puede producirse un desperdicio significativo. Este desperdicio se presenta en forma de pérdida de productividad de los empleados porque les llevará más tiempo buscar y obtener la información que necesitan. Los costos de almacenamiento también aumentan, porque almacenar datos sin usarlos es un desperdicio.

Cuarto, el problema de los datos oscuros contribuye a los silos de datos empresariales. «El objetivo número uno debe ser descubrir datos oscuros para que puedan ser clasificados y administrados de manera apropiada, y potencialmente analizados para inteligencia empresarial», dijo Remmington. «Una de las cosas clave a examinar es cómo cada silo de datos oscuros llegó a ser de esa manera, e identificar procesos y herramientas que pueden ayudar a evitar que suceda en el futuro».

Un enfoque proactivo que las empresas pueden utilizar para reducir los datos oscuros es crear políticas de protección de datos para los empleados y capacitar y volver a capacitar a los empleados en estas políticas.

VER: Política de retención de datos electrónicos (TechRepublic Premium)

También se pueden realizar auditorías para garantizar que los datos (y los cambios de datos) estén sincronizados entre las estaciones de trabajo individuales y los depósitos de datos centrales.

Ambos pasos pueden ayudar a eliminar los «agujeros oscuros» en la información empresarial que crean los datos oscuros.

«Pasará un tiempo antes de que desaparezcan los datos oscuros», reconoció Remmington. «Pero mientras tanto, las organizaciones deben hacer todo lo posible para abordar la creación de sus datos en tiempo real a medida que trabajan con la acumulación de datos. A largo plazo, esto ayudará a las empresas a alcanzar sus objetivos».

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