Por qué Microsoft está abriendo Dynamics 365 a más empleados

Llevar datos de Dynamics a Office 365 y Teams significa que todos pueden comprender a los clientes incluso si no tratan con ellos directamente.

Imagen: Lisa Hornung / iStockPhoto

A principios de este año, Microsoft anunció que ya no necesitaría una licencia de Dynamics 365 solo para permitir que alguien vea información comercial de Dynamics 365, siempre y cuando lo haga en Teams. Las capacidades de Context IQ anunciadas en Ignite dan más sentido a ese cambio de licencia, y siguen apareciendo más funciones para aprovechar la información en Dynamics 365 en Power Platform, y la última aparece en Power BI.

El anuncio decía que «los usuarios de Dynamics 365 pueden invitar a cualquier usuario de Microsoft Teams dentro de la organización a ver y contribuir a los registros de clientes sin costo adicional de licencia».

Los detalles reales del cambio de licencia se escondieron en un comentario en el blog de Dynamics: «Con este anuncio, damos derecho a todos los usuarios pagos de Microsoft Teams con acceso de nivel de ‘Miembros del equipo’ a Dynamics 365, lo que permite a los usuarios de Teams leer datos de Dynamics 365 y [take] acción en escenarios designados. Estas nuevas experiencias conectadas entre Dynamics 365 y Teams facilitarán que los usuarios de Teams accedan a los registros de Dynamics 365, pero solo desde Microsoft Teams «.

Eso tiene sentido, porque las personas que necesitan el conjunto completo de características de Dynamics 365 ya tendrán acceso a él: esto es para personas de otros departamentos que no necesitan trabajar en Dynamics (y probablemente preferirían ceñirse a las herramientas que necesitan). saber, ya sea Teams o Power BI) pero necesitan tener acceso a la información que está allí, o estar disponible para los usuarios de Dynamics 365 que necesitan más información sobre los productos que venden o dan soporte.

VER: Microsoft Dynamics 365: una hoja de trucos (PDF gratuito) (TechRepublic)

Información y experiencia

A partir de principios de 2022 (entre el primer trimestre y el final de 2022 para diferentes características), Teams y Dynamics 365 estarán mucho más interconectados, de una manera más granular que simplemente anclar un enlace a Dynamics a la lista de aplicaciones de Teams.

Podrá ver registros comerciales y administrar tareas en Dynamics 365 Commerce desde Teams, poner un marcador en Dynamics 365 para que pueda realizar una llamada de Teams desde la misma interfaz de usuario que le indica a qué cliente necesita llamar o abrir Dynamics 365 Los datos de ventas en una reunión de Teams y, de cualquier manera, los elementos de acción de la llamada terminarán en Dynamics, junto con las estadísticas de cómo fue la llamada. (Espere esa integración a principios de 2022 si aún no la ve en la vista previa).

Comparta un registro de Dynamics 365 en una reunión de Teams y todos podrán actualizarlo.

Imagen: Microsoft

Eso es probablemente lo más útil para los usuarios existentes de Dynamics, como lo es poder usar Microsoft Graph para ver que en Dynamics 365, un colega con el que nunca ha hablado ha hecho un trato como el que está tratando de configurar y obtener. en Teams para obtener algunos consejos sin abrir una ventana diferente. La función Context IQ ya sugerirá personas relevantes en Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service y Dynamics 365 Field Service.

Context IQ no es un producto nuevo; es exactamente lo que Microsoft llama funciones de inteligencia artificial que lo ayudan a colaborar entre Dynamics, Teams y otras herramientas de Office 365 sin perder el hilo de sus pensamientos porque tiene que saltar entre aplicaciones o copiar información manualmente.

Pero poder hacer referencia a los datos de Dynamics 365 de una manera que traiga consigo el contexto completo de esos datos será útil para la colaboración entre equipos con personas que nunca abrirían Dynamics por sí mismos.

Esta información conectada se basa en el marco Fluid de Microsoft, que aparece en Office 365 y Dynamics 365 como algo llamado Microsoft Loop. (Piense en esto como darle contexto a alguien, mantenerlo informado y cumplir con todas esas otras frases comerciales aspiracionales).

Cuando pega un vínculo a un registro de Dynamics 365 en el chat de Teams, aparecerá como una tarjeta donde los colegas pueden leer o actualizar el registro, o puede abrir una ventana de chat de Teams desde cualquier lugar de Dynamics. La tarjeta actualizable que aparece en los equipos es un componente de bucle, por lo que también se mostrará en Outlook si envía el enlace a un registro por correo electrónico en lugar de colocarlo en un chat (aunque los componentes de bucle también pueden ser tareas, listas o notas).

En lugar de copiar el enlace al registro de Dynamics manualmente, puede obtenerlo con una @ mención en Outlook o Teams, que utiliza una nueva función de Context IQ en el Editor (que se está convirtiendo en mucho más que un corrector ortográfico).

Use una @ mención para hacer referencia a una oportunidad de ventas de Dynamics 365 en un chat de Teams y el componente Loop completa todos los detalles.

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Alguien en ventas puede @mencionar un trato en el que está trabajando en un correo electrónico a alguien del equipo legal de la empresa y obtener toda la información sobre el trato: cómo avanza el trato, cuántos ingresos podría generar, si el cliente tiene un historial de compra y pago de facturas a tiempo o necesita mucho apoyo y servicio de campo, por lo que el abogado que trabaja en el contrato tiene todo el contexto que necesita para comprender si la solicitud es urgente y por qué , así como qué cláusulas incluir o qué consejos dar al equipo de ventas.

No se trata solo de ventas. Los empleados pueden usar Teams para comprobar cuánto tiempo de vacaciones les queda o para reservar un día libre hablando con un chatbot que se conecta a Dynamics 365 Human Resources.

La información de vacaciones en Teams en vivo desde Dynamics 365 HR con la opción de que un bot reserve su tiempo libre.

Imagen: Microsoft

Es posible que los ingenieros que diseñaron un producto no quieran unirse a una llamada de ventas del cliente, pero pueden usar Teams para agregar pasos de solución de problemas al registro de Dynamics para una solicitud de soporte al cliente o conversar con el ingeniero de servicio mientras trabajan en el problema (quién podría estar usando HoloLens con una aplicación Dynamics 365 Guides creada con Power Apps, o solo Teams en su teléfono).

En lugar de enviar correos electrónicos de un lado a otro, los ingenieros y técnicos de servicio pueden conversar a través de Dynamics y Teams.

Imagen: Microsoft

Este tipo de colaboración entre equipos es particularmente útil no solo cuando los diseñadores de productos están en la oficina y el ingeniero de soporte está en el sitio del cliente, sino también entre compañeros de trabajo que pueden estar trabajando de forma remota. Más adelante, los resultados de Dynamics 365 también aparecerán en Microsoft Search junto con presentaciones de diapositivas de PowerPoint e información de las bibliotecas de SharePoint; ya puede ver la información de Dynamics 365 cuando busca a través de SharePoint, Bing o el sitio de Office, y estará en una vista previa privada para las búsquedas en la barra de búsqueda de Teams recientemente mejorada en algún momento de 2022.

VER: Cómo trabajar desde casa: guía para profesionales de TI sobre teletrabajo y trabajo remoto (TechRepublic Premium)

Vea Dynamics en Power BI hoy

Otras integraciones de Dynamics 365 están llegando un poco más rápido.

Los datos en Dynamics 365 se almacenan en Dataverse utilizando Common Data Model, que conoce los tipos de datos comerciales comunes como contactos, cuentas, pedidos, facturas, descuentos, etc., así como las relaciones entre ellos, como el hecho de que su contacto para una cuenta es una persona que trabaja para la organización representada en Dynamics como un registro de cuenta. Agregue sus propios tipos de datos, como un grupo de enfoque, y defina las relaciones, como los participantes del grupo de enfoque, el proyecto sobre el que se trata el grupo de enfoque o el informe que se crea.

El modelo de datos común cubre tipos de datos comerciales comunes y conocimientos más especializados sobre industrias específicas.

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Dynamics 365 tiene herramientas y flujos de trabajo para usar todos esos datos, incluidas las reglas y procesos comerciales y productos específicos como Dynamics 365 Customer Insights. Pero también puede analizarlo en Power BI o usarlo para crear Power Apps y flujos de trabajo de Power Automate (y Microsoft aumentó recientemente la cantidad de solicitudes que Power Platform y Dynamics 365 pueden manejar por día).

Si desea que el personal de soporte de campo que visita a un cliente pueda ver las fechas de entrega o el estado del contrato de soporte del cliente, una aplicación Power puede buscar esa información en Dynamics 365. O puede usar un flujo de trabajo de Power Automate para generar un formulario en su sitio web que le permite a un cliente verificar su límite de crédito y solicitar un aumento, lo que asigna un ticket de soporte al mismo equipo; cuando lo aprueban o rechazan, el flujo de trabajo podría enviar automáticamente un correo electrónico al cliente. Más de este tipo de integración se está integrando en Dynamics 365.

Power BI ahora puede crear automáticamente un conjunto de visualizaciones para ayudarlo a encontrar información valiosa en los datos de Dynamics 365. Haga clic en Visualizar esta vista en Dynamics 365 para obtener un informe temporal (solo dura una hora en este momento) con visualizaciones que resaltan datos interesantes. La característica se encuentra actualmente en versión preliminar, pero más adelante podrá guardar el informe en un área de trabajo de Power BI si es lo suficientemente útil como para consultarlo con frecuencia.

Dynamics 365 puede llamar a Power BI para crear un informe con los datos interesantes que se muestran automáticamente en las visualizaciones.

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Una de las promesas de Dynamics 365 es que pondrá fin a los silos de datos, ya sea entre lo que solían ser sistemas CRM y ERP separados, convirtiéndolos en módulos en Dynamics 365 o utilizando Azure Communication Services para potenciar las llamadas de servicio al cliente.

Las aplicaciones colaborativas pueden ser algo que Microsoft cree o una aplicación personalizada que crea usted mismo en Power Platform.

Imagen: Microsoft

Exponer datos de Dynamics 365 en otras herramientas es parte de eso. Como Gerente General de Aplicaciones Comerciales de Microsoft, Brenda Bown dijo a TechRepublic el año pasado, se trata de derribar las barreras de datos y «asegurarse de que nuestros clientes tengan acceso a todos sus datos». Lo que estamos viendo inicialmente son integraciones de puntos útiles que puede armar para procesos individuales que funcionan mejor si ya usa varios servicios de Microsoft. Pero al igual que con Loop, esto es parte de una visión a más largo plazo para llevar los sistemas de registro, compromiso e inteligencia que Dynamics 365 y Power Platform representan con las herramientas de colaboración donde las organizaciones realmente hacen su trabajo.

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